Wanneer je een zaak start in Spanje krijg je te maken met veel papierwerk en ben je verantwoordelijk voor er correct mee om te gaan. Bovendien moet je ook de vereiste vergunningen bekomen en de nodige belastingen op tijd betalen.
Een buitenlander zijn en de taal niet spreken zijn geen excuses. Als je je niet houdt aan de wet kun je sterk beboet worden. Daarom is het van groot belang dat je professionele hulp zoekt.
Dit kan omslachtig werk zijn. Waar begin je? Hoe vind je betrouwbare en professionele hulp in Spanje? Je kan best doen zoals de Spanjaarden: oordelen naar aanbeveling en reputatie. Dit wordt echter gemakkelijker gezegd dan gedaan wanneer je juist aangekomen bent in het land. Als je evenwel je onderzoek nauwkeurig doet, kan je in contact komen met een tal van bedrijven, gelijkaardig aan hetgeen je zelf wil starten. Vraag naar aanbevelingen van de eigenaars, vraag het aan iedereen met wie je in contact komt zodat je verschillende adviezen hebt. Zo zul je ook te weten komen welke bedrijven je best vermijdt.
Je contacteert best een Spaanse expert met een goede reputatie en dat goede lokale contacten heeft. Als je in een gebied vertoeft met een grote buitenlandse bevolking, zullen vele adviseurs de Engelse taal spreken (en vaak ook andere talen). Zij komen vaak in contact met buitenlanders en zijn het dan ook gewoon om met hen te handelen. Veel mensen opteren voor een professionele firma die actief is in hun thuisland en Spanje en die werken met een Spaanse lokale expert. Je zult je waarschijnlijk veiliger voelen met deze optie maar het is toch aan te raden om de achtergrond van de firma bij vorige klanten te checken, alsook de achtergrond van de lokale expert waarmee je werkt.
Er zijn verschillende types adviseurs die je leven in Spanje kunnen vergemakkelijken als je een zaak wenst te starten. Wanneer je aankomt kan het echter moeilijk zijn te weten welke je moet consulteren en wanneer. Waarschijnlijk zal de eerste wettelijk adviseur waarmee je in contact komt een Spaanse advocaat zijn (zie onderaan), vooral bij het kopen van een woning.
Hij zal vermoedelijk gebruik maken van een opzichter (zie onderaan), die je zal leiden door de Spaanse bureaucratie. Het is eveneens noodzakelijk dat je een vertrouwelijke boekhouder vindt die je adviseert over alle financiële aspecten van het opzetten van een zaak alsook de belastingen. Je zult de diensten van al deze adviseurs goed kunnen gebruiken bij het starten van je eigen zaak.
Probeer in het buitenland het beste wettelijke advies de bekomen. Ga geen verplichtingen aan totdat je een ervaren advocaat gevonden hebt. Vele buitenlanders zijn onrustig bij het consulteren van een Spaanse advocaat (abogado).
Vergeet niet dat Spaanse advocaat gekwalificeerde professionelen zijn zoals ze in andere landen zijn, alhoewel je best wel voorzichtig bent. Ze moeten geregistreerd zijn bij het 'Colegio de Abogados', vooraleer ze hun beroep kunnen uitoefenen. Werf niettemin geen gelijkwelke advocaat aan. Vraag aanbevelingen aan bedrijven, buitenlanders of Spaanse vrienden waarop je kan vertrouwen. Spanjaarden hechten veel waarde aan persoonlijke recommandatie en het is de beste mond-aan-mond reclame. Een goede reputatie en nuttige contacten zijn de belangrijkste aspecten in Spanje en een advocaat zou ze alletwee moeten hebben.
Wanneer je een advocaat gevonden hebt die aangeraden is zou je; ten eerste, moeten controleren of hij professioneel een zaak kan starten; ten tweede, hem vragen naar een raming van de kosten en ten derde, nakijken of hij een aansprakelijkheidsverzekering heeft en het bedrag dat gedekt wordt. Spaanse advocaten zijn niet verplicht een dergelijke verzekering te hebben, hoewel de meeste er één hebben. Je kiest dan ook best een advocaat die er één heeft.
Als je advocaat een bedrijf voor jou start zou hij alle vereiste procedures moeten behandelen zoals ten eerste kijken dat de door jou gekozen naam niet al opgenomen is in het Handelsregister. Wanneer het papierwerk grotendeels gedaan is, zal je advocaat ervoor zorgen dat je tekent in het notaris kantoor. Daarna zal hij zorgen voor de nodige registratie van je onderneming bij de belastings- en sociale zekerheidskantoor. De kost van deze dienst is gewoonlijk 1500 euro maar dit verschilt naargelang het soort bedrijf je wilt.
Mocht je niet tevreden zijn met de dienst van gelijkwelke Spaanse advocaat, kan je klacht indienen bij de Ilustre Colegio de Abogados. Dit is de Spaanse equivalent van het rechtsgemeenschap, dat standaarden onder advocaten leidt en minimum kosten vooropstelt die in het algemeen lager zijn dan in Noord-Europa.
Als je een zaak wenst op te starten zijn de diensten van een ervarende 'gestor' een absolute must, vooral wanneer je alles behalve perfect Spaans spreekt. Het management is typisch Spaans, er is geen Brits of Amerikaans equivalent. Verwarde buitenlanders denken vaak het beroep er gekomen is door de Spaanse bureaucratie – wat gedeeltelijjk waar is. De taak van een bestuurder is er gekomen in de tijd waar het analfabetisme hoog was. Toen was de bureaucratie nog hoger dan un! Een bestuurder raadplegen is geen wettelijke vereiste. Het is echter onwaarschijnlijk dat je de tijd, de taal, de vaardigheden of de deskundigheid zal hebben om om te gaan met de barrières van formaliteiten, regelgevingen en ambtenaren.
Een goede bestuurder zal de juiste contacten hebben. Zorg ervoor dat je een bestuurder raadpleegt die hoog aangeraden wordt en dat je weet wat de kosten op voorhand zullen zijn. Het belangrijkste is dat hij ervaring heeft in het gebied waar jij advies en hulp nodig hebt.
De kosten voor deze diensten variëren enorm en hangen niet enkel af van het gebied en de individuele bestuurder maar ook van de hoeveelheid werk, bijvoorbeeld, een openingsvergunning.
Als het een onomwonden proces is, betaal je misschien 300 euro, indien niet, …
Een bestuurder is geen advocaat of een belastingsconsulent maar wordt ernaast gebruikt. Je advocaat zal waarschijnlijk een bestuurder hebben. Bestuurders moeten leden zijn van het Colegio Oficial de Gestores Administrativos, die het beroep reguleren.
Het eerste wat een bestuurder moet doen is controleren bij het Technische Departement van je gemeentehuis of je bedrijfsactiviteit is toegelaten in het gebied waar je wil handel drijven. Eens dat is vastgesteld zal je een formulier nodig hebben om een openingsvergunning aan te vragen. Je komt het best zo snel mogelijk te weten hoe lang dit proces zal duren.
Het is sterk aanbevolen om een financiële adviseur te raadplegen ( asesor fiscal – ongeveer equivalent aan een boekhou in the UK) als je van plan bent om een bedrijf te starten in Spanje. Zorg ervoor dat je gebruik maakt van een gespecialiseerde firma dat aangeraden is door één van hun klanten. Sommige firma's bieden zowel wettelijke als boekhoudkundige diensten aan, inclusief het opnemen van je bedrijf en het beheren van je belastingsverplichtingen.
De notaris is een publieke ambtenaar (wiens rol gelijkaardig is maar niet identiek met de rol van een publieke notaris in Groot-Britannië) en handelt niet ten behoeve van de verschillende partijen aanwezig in een transactie, alhoewel hij ze nuttig advies kan geven. Hij is aangesteld door de regering om wettelijke documenten op te maken en wettelijk te verklaren. Een notaris moet door de wet betrokken worden in een eigendomsoverdracht, trouw, testament, de vestiging van beperkte vennootschappen en het kopen en verkopen van zaken. In theorie maakt het geen verschil uit welke notaris je raadpleegt, aangezien ze ambtenaren zijn en dezelfde diensten verschaffen volgens dezelfde wetten en dezelfde kosten aanrekenen. Het is in elk geval waarschijnlijk dat je bestuurder een favoriete 'notario' zal hebben (één waarmee hij regelmatig werkt)